شركة كفاءة الإبداع لتقنية المعلومات

بيان لإدارة شؤون الموظفين

يعمل النظام على تكوين الهيكل الوظيفي والتنظيمي للمنشأة بالاضافة الى دورة مستندية كاملة للموظف بدء بالإعلان عن الوظائف الشاغرة مرورة بعمل المقابلات وتسجيل بيانات الموظفين وتعيينهم ضمن السلم الوظيفي,كما يوفر النظام ادارة متكاملة للاجازات والعهد والمناصب والتنقلات والانتدابات.

مقدمة عن النظام

يهدف نظام بيان لإدارة شؤون الموظفين إلى تسجيل بيانات الموظفين وإدارة كافة عمليات الموظف بدء بتسجيل بيانات الموظف وإنتهاء بعمل إنهاء الخدمة , يعمل نظام بيان على حفظ كافة بيانات الموظفين (بيانات أساسية - بيانات التعيين - بيانات الرواتب والبدلات - خطة الأجازات - أرشفة وثائق الموظف ) كما يوفر النظام كل الإجراءات المتبعة في إدارة شؤون الموظفين (تعديل راتب - السلف - الاستحقاقات الشهرية - الاستقطاعات الشهرية - الجزاءات - الإشعارات - احتساب المخصصات السنوية - تسجيل الساعات الاضافية - اصدار طلبات بدل الانتداب - طلبات الاجازة - طلبات المباشرة - طلبات العودة من الاجازات ), ويتميز النظام بتوفير العديد من التقارير التي توفر معلومات كاملة عن كل البيانات والإجراءات التي تم تسجيلها على النظام منها على سبيل المثال( تقرير بيانات الموظفين - الموظفين على رأس العمل - الموظفين المنهي خدماتهم - سلف الموظفين - رصيد الإجازات السنوية - رصيد مكافأة نهاية الخدمة - تقرير تحليل استقطاعات السلف - تقارير ساعات العمل الاضافية - تقارير الاجازات - تقارير من هم في اجازة ولم يعودوا - تقرير المتوقع ان يحصلوا على اجازات خلال فترة قادمة - تقرير اعمار الموظفين - تقرير الموظفين حسب المهن والاقسام والادارات والوظائف).

مقدمة عن النظام

من مميزات النظام

يدعم التقويم الميلادي والهجري في نفس الوقت .

متعدد الشركات ،الفروع، الادارات، الاقسام ،و مراكز التكلفه.

سهوله ومرونة في اعداد الهيكل الوظيفي (الوظائف، المناصب، المهارات، الوصف الوظيفي ).

تصنيف المناسب الى فئات و درجات حسب سلم الرواتب. يمكن ربط النظام مع الموقع الالكتروني للمنشاة.

تصنيف الموظفين حسب (الفئة، الدرجة ،المنصب، فئة الدوام، المؤهل، المسمى الوظيفي ،التخصص، نوع التعيين ،الادارات ،والاقسام).

توفير كافه البيانات عن الموظف( بيانات الموظف، بيانات التعيين، بيانات العقد ،عناوين الموظف، الحساب، الخبرات\ المؤهلات العملية، الاقامات ،الجواز،رخصة العمل،التأمين،الامراض المزمنة،العهد،الوثائق الشخصية،المهارات ،الدورات،الكتب الادارية، السجل العائلي، وصلات القرابة، المرافقون).

يوفر النظام الية لمتابعه سجلات التأمين الصحي للموظفين.

أرشفه وثائق الموظفين واصدار تنبيهات بقرب انتهائها ومتابعة عملية تجدها واصدار تقارير بكل ذلك .

ادارة الاداء الوظيفي وتقييم الاداء .متابعة عمليات استقدام العمالة و اصدار التاشيرات .

ادارة عملية التوظيف واجراء المقابلات بشكل الى .

ادارة اجازات الموظفين (خطة الاجازات ،تصنيف الاجازات، طلبات الاجازات ،اعتماد الطلبات، تمديد، مباشره الموظف).تسجيل ومتابعه تعهد الموظفين واصدار تنبيهات .

تسجيل ومتابعه بيانات سيارات الشركة وربطها بالموظفين .

طباعه كافة النماذج الحكومية الخاصة بالموظفين .

ادارة عمليات تدريب الموظفين (اعلان عن دورة،الترشح ،اعتماد الطلب ،نتائج الدورة، تحديث مؤهلات الموظف).

يوفر النظام الية عتمادات سهلة و مارنة لاعتماد كل اجراءات الموظفين( تعيين ،نقل،سلف ،اجازة، جزاء، مكافئة، اضافي..).

تصنيف استحقاقات و استقطاعات الموظفين الى مستويات.

احتساب الرواتب لعدد هائل من الموظفين خلال وقت قياسي مع اصدار العديد من التقارير لتوضيح نتائج الاحتساب من حيث فشل ونجاح والاحتساب لكل موظف.

تصدير رواتب الموظفين الى ملفات البنك بشكل الى .

نظام الخدمه الذاتيه للموظف والمدير .

نظام الزكاة للاعمال لاصدار تقارير اداريه مهمه.

الهيكل التنظيمــي

تقسيم المنشأة الى عدد غير محدود من المستويات (نشاطات، قطاعات، شركات ،فروع، ادارات، اقسام).

تحديد الوصف الوظيفي لكل منصب من المناصب المعرفه مع تحديد المهارات المطلوبه لكل منصب .

تصنيف المناصب الى فئات و درجات حسب سلم الرواتب المتبع في المنشأة.تعريف انواع المهن ،و المسميات الوظيفية لكل مهنة.

امكانية تحديد خطه سنويه لكل منصب من حيث و الوظائف الشاغرة وفتراتها ومن تنطبق عليهم المهارات .

يوفر النظام الية تنبية للمناصب الشاغرة خلال فترات معينة حسب وضع كل منصب .

يتم تحديد مدراء الفروع والادارات والاقسام وربطهم بشكل مباشر بعملية تعيين مع امكانية التعديل .

يتم تحديد الحد الاعلى والادنى من الرواتب لكل درجة وظيفيه وربطها بالمنصب.

امكانية تعريف تسلسل الموظفين بشكل مختلف لكل شركة من الشركات او لكل فرع من الفروع.

امكانية تعريف بادئة ترقيم لكل الموظفين لكل شركة و فرع مما يسهل عمليات معرفة الموظف من بيانات الرقم في كشف التقارير الخاصة بالموظف.

شئـــون الموظيفــن

يوفر النظام كافةه البيانات عن الموظف مثل:

بيانات الموظف، بيانات التعيين ،بيانات العقد، عناوين الموظف، الحساب البنكي ،المهارات والنشاطات ،الخبرات \المؤهلات العلميه( نوع المؤهل، الخبره ،التخصص، التقدير...).

الاقامات، الجواز، رخصه العمل، بيانات التأمين، الأمراض المزمنه ،العهد.

البطاقات و الوثائق الشخصيه (نوع البطاقه، رقم البطاقه، مكان الاصدار..).

الكتب الاداريه( نوع الكتاب، رقم الكتاب ،موجه من، موضوع الكتاب...).

السجل العيني للمواصفات القرابة.

المرافقون للموظف في حاله وجود الاقامه في بلد غير بلد الجنسيه.

تصنيف الموظف حسب (الفئه ،الدرجه ،المنصب، فئة الدم، التخصص ،المسمى الوظيفي ،المؤهل، نوع التعيين، الادارات، الاقسام).

يوفر النظام واجهة سهلة و مرنة لعملية نقل الموظف (نقل شركه ،نقل فرع، نقل مقر ادارة، نقل مركز تكلفه، نقل مسمى وظيفي )مع امكانيه تسليم العهدة ونقلها من نفس الشاشه.

يوفر النظام تنبيهات للسجلات المطلوبين امنيا ويمنع اجراء عمليات على بياناتهم لحين معالجة وضعهم.

يوفر النظام واجهة لتسجيل استئذانات الموظفين و ارفاقها بملاحظات وربطها مع نظام مراقبه الدوام.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات الترقيات ومعالجتها ماليا واداريا.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات السداد لمعاملات الموظفين الحكومية المرتبة بالوثائق وربطها محاسبا.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات الانتداب و ما يترتب عليها من اجراءات ادارية ومالية.

يوفر النظام سجلات لمتابعه العهد المستلمة للموظفين و عملية ارجعها وصيانتها واتلافها .

يوفر النظام الية لمتابعة التامين الصحي للموظفين و انواع التغطية الطبية و سيجلات المستشفيات و الامراض المزمنة وفواتير تكاليف العلاج الطبية وربطها محاسبيا بشكل الي .

اعداد سجلات ببيانات الكفلاء للموظفين.

تسجيل وثائق الموظفين واصدار تنبيهات بقرب انتهاءها و متابعة عملية تجديدها واصدار تقارير بكل ذلك.

يوفر النظام اليه سهلة وفعالة لعمليات تقييم الموظفين من خلال تعريف عناصر التقييم بشكل مرن و سهل و ربط كل عنصر بمعايير معينة وهذا يساعد في اتخاذ قرار مناسب لكل موظف بناء على تقييمه اليا.

متابعه العقود للموظفين مع ادراج انواع التغيرات التي يمكن ان تطرأ على العقود.

تقرير تفصيلي ببيانات الموظفين، تقرير تفصيلي ببيانات التعيين، تقرير البيانات الماليه للموظف، تقرير بيانات التامينات الاجتماعيه، تقرير بأعمار الموظفين ،مؤهلات الموظفين، تقارير نقل الموظفين.

تقرير الوثائق (الجوازات ،الاقامات كرت العمل ،كرت التأمين ،عقود ،استمارات تسجيل السيارات، رخص القيادة،وثائق اخرى) و يمكن الطباعة بالخيارات التالية (الوثائق المنتهية، المقاربه على الانتهاء، الوثائق المجدده، الوثائق المفقوده، الوثائق التالفه، الوثائق الساريه المفعول).

يوفر النظام تقارير مرتبطة بخدمة الموظف مثل (بيان بمدة الخدمة من اخر اجازة سنويه، بيانات بمدة الخدمة من تاريخ التوظيف، بيان بمده الاجازات المستحقة، بيان بمده الخدمة من تاريخ اخر تصفيه، بيان مكافئة نهاية الخدمة من تاريخ التوظيف، بيان مكافئة نهاية الخدمة من تاريخ اخر تصفية).

تقارير رسومية احصائية (الموظفين حسب الجنسيه، الموظفين حسب الراتب ومهنه العقد و المهنه الفعليه و مهنه الاقامه، الموظفين حسب المنصب الموظفين حسب المهارات، الموظفين حسب درجه التقييم، الموظفين حسب اداره و قسم و فرع و شركة، الموظفين المنهي خدمات خلال السنوات...الخ).

ادارة الاجازات

تسجيل بيانات الاجازات الرسميه (اسم، عدد الايام، من تاريخ، الى تاريخ، فتره التنبيه).

يوفر النظام امكانيه تصنيف الاجازات الى عدد لانهائي من انواع الاجازات مع توفير كافه الخيارات التي تحدد اليه احتساب الاجازات لهذا النوع من حيث( مدفوعه ،غير مدفوعه، تخصم من فتره الخدمه، تخصم من فتره الاجازات السنويه، تدفع مقدما، ترتبط بتصفيات مكافات اجازه سنويه).

يتم اعتماد خطه سنويه على كل موظف بكل نوع من انواع الاجازات و يعطي النظام تنبيهات مواعيد الاجازات لكل موظف من قبل بدء الاجازات وذلك بغرض المتابعة و توفير الموظف البديل.

يوفر النظام بيانات التاشيرات ضمن واجهة طلبات الاجازات للربط بين مدة التأشيرة و مدة الاجازات و اصدار تنبيهات بمواعيد انتهاء التأشيرة و لم يتم تعويد الموظف من الاجازات.

يوفر النظام شاشه سهله لتعويد الموظفين وكذلك لتمديدد الاجازات الى عدد لا نهائي من المرات.

بمجرد تحديد الموظف البديل الموظف المجاز يتم اليا نقل كافه صلاحياته الى الموظف البديل.

يوفر النظام واجهة لمتابعة طلبات الاجازات المرسله عبر نظام الخدمه الذاتيه للموظفين .

يوفر النظام امكانية طباعة استمارات وطلبات الاجازات.

يوفر النظام امكانيه الربط مع نظام مراقبه الدوام( البصمه).

يوفر النظام شاشه لتسجيل استئذانات الموظفين مع ربطها بشكل الى مع نظام مراقبة الدوام .

يوفر النظام العديد من التقارير الخاصة بالاجازات مثل :

تقرير طلبات الاجازات بحسب الحالات التاليه (معتمده، في الانتظار، مرفوضه). تقرير طلبات الاجازات بحسب نوع الاجازة و اسبابها.

تقرير الاجازات المتوقعة خلال فترة زمنية.

تقرير طلبات الاجازات حسب (الشركات ،الفروع ،الادارات، الاقسام).

تقرير الموظفين الذين لم يتم تعويدهم من الاجازات.

تقرير الموظفين الذين تم تعويدهم من الاجازات.

بيانات بمستحقات بدل الاجازات حسب كافه الخيارات المتاحه عن الموظف.

الوثائق الحكومية

يوفر النظام كافة الوثائق الحكومية المرتبطة بالموظف منذ دخوله الدوله و حتى المغادره و انهاء خدماته.

وثائق الجوازات (طلب اصدار جواز، نموذج اصدار اقامه او التاشيره، طلب تمديد تاشيره زياره، تصريح بالسفر، طلب تصريح حج للمقيمين، طلب تعديل المعلومات الخاصه بالاجانب).

وثائق اداره المرور( نماذج الرخص و الوثائق المتعلقه بالتجديد للوثائق).

نماذج بنكية لفتح حسابات بنكيه( البنك الاهلي التجاري مع امكانيه الربط مع بنوك اخرى).

يوفر النظام كافة الوثائق المتعلقه بملكية المؤسسة ووثائقها الحكومية مثل التراخيص و رقم المنشأة في مكاتب الاستقدام وشهائد التامينات .

يوفر النظام كافه الوثائق المرتبطه بالعمليات استقدام الموظفين حسب ما هو معتمد في القانون السعودي.

يوفر النظام تنبيهات لكل وثيقه من الوثائق بمواعيد قرب انتهائها.

يوفر النظام شاشه لتسجيل ومتابعه سداد تكلفة المعاملات الحكومية وربطها مع نظام الحسابات.

يوفر النظام دوره مستنديه لمتابعة حركة الوثائق بين الموظفين والشركة و المعقبين حيث يوفر النظام امكانيه استخدام الباركود لمتابعه الجوازات الخاصة بالموظفين داخليا ضمن الشركة وادارتها، كما ان عمليه متابعة وتحديث حاله الوثائقي يتم اليا بناء على مجموعة من القواعد المعرفة مسبقا لكل وثيقه.

يوفر النظام امكانية طباعه النماذج كمجموعات بحسب خيارات كثيره منها على سبيل المثال الوثائق المقاربه علي الانتهاء بعد عدد من الايام ،الوثائق الخاصة بادارة معينه او قسم معين او فرع معين،الوثائق الخاصه بمهنة معينه او جنسية معينه او مشروع معين.

يوفر النظام ادارة متكامله لتصميم الخطابات و طباعتها كمان نظام يحتوي على اكثر من 500 نموذج الخطابات و ارساليات حكوميه وخاصه و داخليه وخارجيه يمكن تعديلها و استخدامها.

عهد الموظفين

يمكن تصنيف العهد الى عدد لا نهائي من المستويات المتداخله.

تسجيل بيانات العهد من نظام الموارد البشريه او التعامل مباشره مع نظام المخازن و الاصول الثابتة.

يوفر النظام كافة المعلومات المتعارف عليها عن العهده وخاصه بيانات السيارات.

اداره كافة الوثائق المتعلقه بالعهد من وثائق شراء وتجديد وكل ما يتعلق بوثائق السيارات.

اداره كافة العمليات التأمينيه المرتبطه بكل عهده بدء بتسجيل بيانات شركات التأمين وتصنيفها مرورا بعقود التأمين و التجديد و التوالف وغيرها من عمليات الوثائق المرتبطة بعهده.

يوفر النظام الىة لمتابعه عمليات استجار السيارات وربطها بالموظفين وتسجيل تكاليفها وتأمينها.

يصدر نظام تنبيهات لمتابعة تجديد كل وثيقة من الوثائق المرتبطة بالعهد (تامين ،رخصة قياده، ترخيص ..).

ربط كل عهده بموظف واصدار تنبيهات في حالة قدم الموظف على اجازة وفى عهتدته عهده حيث يمنع النظام الموظف اعتماد طلبات الاجازات السنويه ما لم يتم تسليم عهده الموظف.

يصدر النظام تنبيه ويمنع صرف مستحقات نهايه الخدمه ما لم يتم عمل محضر استلام عهده من الموظف.

يوفر النظام العديد من التقارير مثل:

تقرير العهد حسب مواقع العمل (شركات، فروع، ادارات، اقسام ).

تقرير العهد حسب الموظفين.

تقرير العهد التي لم يتم طباعة محضر تسليم لها.

تقرير العهد الشاغره.

تقرير العهد التالفه.

تقرير العهد في قسم الصيانه.

تقرير بالوثائق المنتهيه او المقاربه على الانتهاء ولم يتم تجديدها.

نظام الاستقدام

يوفر مخطط انسيابي للعمليات كما هو معتمد من قانون العمل السعودي.

يوفر النظام قائمه من العمليات يتم الدخول عليها من قبل مكتب الاستقدام الخارجي مباشره لتيح له العمل على النظام وفق صلاحيات معينه لادخال بيانات الموظفين التابعين لمكتبة ومتابعه عملياتهم.

تسجيل بيانات المشاريع طالبة العمالة.

ارشفه الوثائق و المتعلقه بعملية الاستقدام المطلوبه من مكتب العمل للموافقة على منح تأشيرات.

تسجيل بيانات مكاتب العمل.

طلب استقدام عماله بتأشيرات مفتوحة.

تذكره مراجعه تأشيرات (خطاب بالتاشيرات، التي تم الموافقه عليها من مكتب العمل ).

تسجيل بيانات مكاتب الاستقدام الداخليه والخارجيه.

تفويض مكتب الاستقدام السعودي.

تفويض مكتب الاستقدام السعودي لمكتب استقدام خارجي (التفويض الالكتروني).

الغاء تفويض مكتب الاستقدام( كلي، مخصص).

اعادة تفويض مكتب الاستقدام.

تسجيل بيانات المتقدمين للوظائف المطلوبه من قبل المكتب الخارجي.

اختيار ملائمة المتقدمين للوظائف المطلوبة.

اجراء المقابلات الشخصية من قبل الشخص المفوض.

ترشيح المقبولين.

اعتماد المرشحين من قبل المختص في المنشأة.

بدء مكتب الاستقدام اجراءات الحصول على تأشيرة من السفارة.

متابعه حاله التعامل (استخراج الجوازوعمل الكشف الطبي و الحاله الجنائيه وشهادات الخبره و المؤهلات المطلوبة بالسفارة و عقد العمل و تصريح السفر وتصريح العمل).

تسجيل جميع بيانات العامل ووثائقة.

اثبات دخول العامل المملكه وبذلك تتغير حاله التأشيرة الى مستخدمة و تؤثر على رصيد التأشيرات في تذكره المراجعة.

يصدر النظام العديد من التقارير المتعلقه بعمليه الاستقدام و التأشيرات مثل:

تقرير التأشيرات الممنوحه خلال فتره.

تقرير التأشيرات المتاحه.

تقرير طلبات التاشيرات التي تم الموافقه عليها من مكتب العمل و التي تم رفضها.

تقرير التفويضات الالكترونيه الممنوحة لمكتب معين داخلي او خارجي.

نظام التوظيف

الاعلان عن وظائف شاغره مع توفير كافه البيانات المطلوبه عن الوظيفه وربطها بالموقع الالكتروني للمنشأة.

يوفر النظام العديد من الواجهات الخاصة بمتابعة تسجيل بيانات المتقدمين لشغل الوظائف، كما يوفر النظام ارفاق ملفات من قبل المتقدمين لتعزيز طلبات للحصول على الوظيفه.

يوفر النظام الية لمتابعة المتقدمين للوظائف بغرض اختيار الانسب والاكفئ لعمل المقابلات معهم.

يوفر النظام امكانيات ارسال رسائل البريد الالكتروني مباشرة مع من نظام التوظيف بغرض المتابعة مع المتقدم.

يوفر النظام واجهة سهلة لاجراء عمليات المقابلات مع الموظفين وتسجيل نتائجها على شكل درجات من اجل المفاضله بعد ذلك والاختيار المناسب لنقل المتقدم من حالة الى حالة.

يوفر النظام واجهة لاختيار المناسبين لشغل الوظيفة وبذلك تتغير حاله المتقدم الى موظف مؤقت.

يوفر النظام الربط مع نظام الاستقدام من اجل الحصول على تأشيرة للموظف ومتابعة قدومة الى الشركه للعمل بشكل رسمي.

يوفر النظام امكانية استيراد بيانات الموظف من نظام التوظيف الى نظام شئون الموظفين مباشرة.

تقرير بالوظائف التي تم الاعلان عنها خلال فتره معينة حسب تخصص و منصب و ادارة و فرع معين.

تقرير بيانات المتقدمين لشغل وظيفة معينة.

تقرير بالمؤهلين لاجراء المقابلات لوظيفة معينة خلال فترة زمنية.

تقرير بالمقابلات حسب المعدل الذي حصل عليه كل طالب.

تقرير بالجان التي اعدت للمقابلات .

تقرير بالمقبولين بشكل نهائي.

تقرير بالمقبولين و تم تأجيل البدء في اجراءاتهم لاسباب اخرى.

تقرير المقبولين وتم تحويلهم على نظام التوظيف الداخلي.

نظام التدريب

يوفر النظام امكانية تصنيف الدورات التدريبية الى مجموعة من البرامج والفئات والدورات المتداخله.

تسجيل بيانات المدربين (مدرب داخلي، خارجي ،دولي).

تسجيل بيانات جهات التدريب (صالات، مراكز تدريب، معاهد، جامعات..).

تسجيل بيانات قاعات التدريب الداخليه ان وجدت.

تسجيل بيانات مبررات الترشيح للدورات التدريبيه وربطا بكل موظف من المتقدمين للتدريب.

الاعلان عن دورات تدريبية مع توافر كافة البيانات عن العدد المطلوب والتخصصات ونوع الدورت.

يستطيع اي موظف عن طريق نظام الخدمة الذاتية تقديم طلب ترشيحة للدورات التدريبيه.

يوفر النظام واجهة للمدراء لترشيح واعتماد الطلبات المقدمة من الموظفين كلا حسب مديرة المباشر.

يوفر النظام واجهة للتسجيل درجات الدورات وتحفظ مباشرة على ملفات الموظفين وتربط كل دوره بنوع من المهارة حيث تؤثر على سجلات الموظفين من ناحيه التقييم والترقيات.

تقرير الدورات التدريبية المعلن عنها خلال فترة معينة.

تقرير بالدورات التدريبيه حسب (جهات التدريب ،اقسام الشركه، التخصص).

تقرير بنتائج الدورات التدريبية.

نظام الخدمة الذتية

تسجيل كافة طلبات الموظفين (طلب زيادة راتب، طلب اجازة، طلب سلفة، الترشح لدورة تدريبية، طلب بدل انتداب، طلب مكافاة، طلب بدل اضافى، تقديم شكوى).

متابعة كافة طلبات الموظفين للاعتمادات او الرفض او التعليق عليها.

يصدر النظام تنبيهات بالطلبات الغير معتمدة للمدراء وتنبيهات اخرى بالطلبات المعتمدة لكل موظف.

يستطيع الموظف تعديل بعض بياناته الشخصية مثل العنوان والاقرباء وكل هذا حسب صلاحيات محدده.

يستطيع الموظف طباعة كشف الحضور والانصراف الخاص به، وكذلك كشوفات الرواتب.

يستطيع الموظف الاطلاع على الطلبات التي تقدم التي تقدم بها وحالة كل طلب مع امكانية اضافة او تعديل.

يستطيع كل مدير بحسب الصلاحيات الممنوحه اله ان يقيم الموظفين تحت ادارتة.

يستطيع كل مدير بحسب الصلاحيات ممنوحه حاله ان يعتمد فقط الموظفين المخول له فقط.

في حال كان احد المدراء المخول لة الاعتماد و متابعة طلبات الموظفين في اجازة يتم نقل الصلاحيات للموظف البديل لة.

هناك اربعة مستويات اعتماد الطلبات حيث يجب ان يمر اي طلب بهذه الاعتمادات الاربعة مع امكانيه ان يلغي بعضها او كلها في حاله عدم استخدام الاعتماد بشكل اجباري.

نظام الحضور والانصراف

يقبل النظام العمل بالكشوفات اليومية فقط او الشهرية فقط او كليهما حسب رغبة المنشأة.

الربط مع نظام الاجازات ضمن نظام شئون الموظفين.

جلب بيانات الموظفين بشكل الي من جهاز البصمه مع السماح بتعديل بياناتهم في النظام.

يقبل النظام الوردية الواحدة و الورديتان.

يتم ربط الوردية بكل موظف من تاريخ الى تاريخ بحيث توفر هذه الميزة تقارير حقيقية للفترات المتداخله التي تقع ضمن ورديتين بدواماين مختلفين.

يقبل النظام اكثر من جهاز بصمة في نفس الوقت حيث ويربط كل جهاز بفرع وقسم معين.

يوفر النظام شاشه لتسجيل الحضور والانصراف يدويا و هذا يسمح باجراء تعديلات على البيانات في حالة حدوث اي اخطاء في البصمة من قبل الموظفين.

تحديث بيانات البصمة بمجرد تسجيل الدخول على النظام.

امكانية اعتماد ساعات التأخير كجزاءات للموظفين دون الحاجه لادخالها من جديد.

امكانية اعتماد ساعات العمل الاضافية كساعات اضافية من الراتب الشهري دون ادخالها من جديد.

الربط مع سجلات الاستئذان الخاصة بالموظفين والملاحظات المسجلة في الاستئذان.

اصدار كشوفات الحضور والانصراف اليومية و الشهرية و الاسبوعية على شكل فترة او فترتين.

اصدار كشوفات الحضور والانصراف الشهرية مع بيانات بعض المؤشرات التي تستخدم في قياس مؤشر الاداء للموظف.

تقرير مؤشر اداء الموظفين بناء على الحضور و الانصراف.

استعراض كشوفات الحضور الشهريه للسنوات السابقة.

طباعه كافة التقارير حسب كل الخيارات المتاحه (ادارات،اقسام، فروع ،شركات، مراكز تكلفه، جنسيات، مهنه، فتره ،ورديه).

تقارير الذكاء للأعمال

يحتوي النظام على العديد من تقارير الذكاء للاعمال التي تدعم اتخاذ القرار مثل:

توافق جدارات الموظفين الوصف الوظيفي.

توافق ميزانية القوى العاملة.

كفاءه عمليه التوظيف.

تحليل التسرب الوظيفي.

نجاح عمليه التدريب.

تخطيط اعداد قيادات الصف الثاني.

تقارير مؤشرات الاداء KPIs.

نظام المرتبات والاجور

تصنيف بدلات واستحقاقات الموظفين، انواع السلف والجزاءات واسبابها ،انواع واسباب المكافئات الى عدد لانهائي من التصنيفات.

تسجيل الجزاءات الشهريه للموظفين (ماليه ،اجراء غير مالي) و ربطها مع كشوفات الرواتب في حاله كانت جزاءات ماليه.

تسجيل ومتابعة عمليات زيادة الرواتب والاجور الخاصة بالموظفين حيث يوفر النظام واجهة سهلة و مارنة لمعالجة زيادة الرواتب، حيث يمكن زيادة الرواتب بشكل اجمالي لكل الموظفين او مفرد او حسب (الشركة، الفرع، الاداره، القسم، المهنة، الجنسيه، المنصب، الموظف).

احتساب مخصصات الموظفين الماليه (بدل اجازات سنويه، بدل تذاكر) حيث يسمح النظام بتعريف معادلات للاحتساب المخصصات لكل منشأة حسب النظام المتبع لديهم خاصه في ما يخص تداخل الفترة في التقويم الميلادي و الهجري، حيث يسمح النظام بتقسيم فترات الاجازات و التذاكر الى فترات ميلادية واخرى هجرية مع توفير نموذج طباعة ومصمم بطريقه تجعل منه نموذج تفصيلي لكل ما حدث في عمليه الاحتساب.

احتساب مكافئة نهاية الخدمة و تتوفر في الواجهة العديد من الخيارات التي تسمح بجعل الشاشه تقبل العمل حسب سياسة المنشأة.

تسجيل بيانات المكافئات الخاصه بالموظفين.

اصدار اشعارات سلف الموظفين ومتابعتها و استقطاعها من الرواتب حسب خيارات كل سلفه.

اعتماد اجراءات الموظفين

يوفر النظام واجهة الاعتمادات المخصصه لاعتماد كافه الاجراءات المرتبطة بالموظف سواء كانت مالية وادارية ولها تأثير على ملف الموظف في المنشأه ولا يسمح باحتساب راتب الموظف من لم يتم اعتماد كافه الاجراءات التي يقع تاريخها قبل تاريخ نهايه الشهر الذي نحسب رواتبة.

لا يسمح النظام بنقل الموظف من شهر الى شهر ما لم يتم اقفال الشهر السابق ماليا واداريا.

يصدر النظام العديد من التقارير المرتبطه بعمليه الاعتمادات (الاجراءات المعتمده حسب النوع، الشهر، الموظف ،الاداره، المسجل، الاجراءات الغير معتمده، الاجراءات المرفوضه).

احتساب رواتب الموظفين

يتم الاحتساب من خلال شاشه سهلة تتوفر فيها كافه الخيارات المطلوبة لعمل رقابه على عدد هائل من الموظفين حيث ينتج عن عملية الاحتساب للرواتب التالي:

أ- تقرير نجاح الاحتساب ويظهر في هذا التقرير خلاصة لمن تم احتساب رواتبهمويطبع التقرير.

ب- تقرير فشل الاحتساب ويظهر في هذا التقرير كل الموظفين الذين لم يتم احتساب رواتبهم مع بيان السبب لكل موظف لتسهل عمليه المراجعه في حالة وجدت اجراءات غير معتمدة لاعتمادها ومن ثم يتم الاحتساب لهم مرة اخرى اما بشكل فردي او كمجموعه كامله اوحسب الادارات...الخ.

ج- تقرير بمن هم مجازين ولم تنزل رواتبهم.

د- تقرير بمن تم استقطاع سلف منهم او جزاءات.

يسمع النظام قبل عمليه الاحتساب للرواتب طباعة تقارير الاجراءات التي ترتبط ارتباط مباشر بالراتب وهذا يوفر سهولة المراجعه قبل احتساب لما سيتم معالجته في عمليه الاحتساب للرواتب.

يوفر النظام اجراءات لاثبات عملية صرف الرواتب وتصديرها الى البنوك بشكل الى حسب البنك.

يوفر نظام شاشه لاقفال الشهر بعد عمليهة الاحتساب بغرض منع التلاعب بالاحتساب بعد اعتماده مع امكانيه الالغاء من قبل الموظف المسؤول.

يقوم النظام بتقسيم راتب الموظف حسب مراكز التكلفه التي عمل بها خلال الشهر في حالة تم نقله من في اكثر من مراكز تكلفه ضمن نفس الشهر.

الربط مع نظام الحسابات

يوفر النظام امكانية تكوين القيد المحاسبي الناتج عن رواتب الموظفين وترحيله بشكل الى الى نظام الاستاذ العام ،كما يمكن طباعة رقم القيد على كافه كشوفات الرواتب.

يسمح النظام عن طريق واجهة قيود اليومية من نظام الاستاذ العام ان يتم تكوين قيد السداد بشكل الي بمجرد كتابه رقم قيد الاستحقاق وتحديد رقم حساب البنك او الصندوق الذي سيتم السداد منة.

تقرير الزيادات في الرواتب في الرواتب (من حصلوا على زيادة راتب اساسي، بدلات ،بدل وجبه، بدل اضافى، تسويه وجبه ،تسويه اضافي).

تقرير مستحقات التأمينات الاجتماعيه (الشركه، الموظف، كليهما).

تقريرالسلف المصروفه و المستقطعه و المتبقيه و المؤجلة و سلف نهاية الخدمه بحسب نوع الموظف.

تقرير كشوفات الرواتب( تقرير شامل، تقرير مع الاضافي ،تقرير مع الاضافي والواجبات ،تقرير تفصيلي للموظف، تقرير تفصيلي للتوقيع، تقرير تفصيلي للبنك، تقرير تفصيلي للاداره الماليه، القيد المحاسبي لكشف الرواتب، تقرير بالاضافي،تقرير صافي الرواتب، التقرير بالرواتب حسب الكفيل).

تقرير بمن تم صرف مستحقات نهايه الخدمه، تقرير بمن تم صرف المخصصات لهم (بدل اجازه سنويه، بدل تذاكر).

تقرير تحليلي لكل موظف واحصاء بالاجماني لكل اداره بمستحقات نهايه الخدمه للموظفين درنه المنشأة حتى تاريخ معين.

يوفر النظام امكانية سداد السلف عن طريق رقم الاشعار ضمن صناديق المؤسسه.

شركة سعودية متخصصة في تقديم أنظمة المال والأعمال والأنظمة ا لمتخصصة بإحدث التقنيات المتوفرة في عالم تكنلوجيا المعلومات حيث تساهم الحلول التقنية التي تم تطويرها من قبل خبراء شركة كفائة الإبداع في رفع مستوى الأداء لعملائها في جميع الأنشطة والقطاعات.

بيان لإدارة شؤون الموظفين

مقدمة عن النظام

مقدمة عن النظام

يتكون من الأنظمة التالية

من مميزات النظام

يدعم التقويم الميلادي والهجري في نفس الوقت .

متعدد الشركات ،الفروع، الادارات، الاقسام ،و مراكز التكلفه.

سهوله ومرونة في اعداد الهيكل الوظيفي (الوظائف، المناصب، المهارات، الوصف الوظيفي ).

تصنيف المناسب الى فئات و درجات حسب سلم الرواتب. يمكن ربط النظام مع الموقع الالكتروني للمنشاة.

تصنيف الموظفين حسب (الفئة، الدرجة ،المنصب، فئة الدوام، المؤهل، المسمى الوظيفي ،التخصص، نوع التعيين ،الادارات ،والاقسام).

يوفر النظام الية لمتابعه سجلات التأمين الصحي للموظفين.

أرشفه وثائق الموظفين واصدار تنبيهات بقرب انتهائها ومتابعة عملية تجدها واصدار تقارير بكل ذلك .

ادارة الاداء الوظيفي وتقييم الاداء .متابعة عمليات استقدام العمالة و اصدار التاشيرات .

ادارة عملية التوظيف واجراء المقابلات بشكل الى .

ادارة اجازات الموظفين (خطة الاجازات ،تصنيف الاجازات، طلبات الاجازات ،اعتماد الطلبات، تمديد، مباشره الموظف).تسجيل ومتابعه تعهد الموظفين واصدار تنبيهات .

تسجيل ومتابعه بيانات سيارات الشركة وربطها بالموظفين .

طباعه كافة النماذج الحكومية الخاصة بالموظفين .

ادارة عمليات تدريب الموظفين (اعلان عن دورة،الترشح ،اعتماد الطلب ،نتائج الدورة، تحديث مؤهلات الموظف).

يوفر النظام الية عتمادات سهلة و مارنة لاعتماد كل اجراءات الموظفين( تعيين ،نقل،سلف ،اجازة، جزاء، مكافئة، اضافي..).

تصنيف استحقاقات و استقطاعات الموظفين الى مستويات.

احتساب الرواتب لعدد هائل من الموظفين خلال وقت قياسي مع اصدار العديد من التقارير لتوضيح نتائج الاحتساب من حيث فشل ونجاح والاحتساب لكل موظف.

تصدير رواتب الموظفين الى ملفات البنك بشكل الى .

نظام الخدمه الذاتيه للموظف والمدير .

نظام الزكاة للاعمال لاصدار تقارير اداريه مهمه.

الهيكل التنظيمــي

تقسيم المنشأة الى عدد غير محدود من المستويات (نشاطات، قطاعات، شركات ،فروع، ادارات، اقسام).

تحديد الوصف الوظيفي لكل منصب من المناصب المعرفه مع تحديد المهارات المطلوبه لكل منصب .

تصنيف المناصب الى فئات و درجات حسب سلم الرواتب المتبع في المنشأة.تعريف انواع المهن ،و المسميات الوظيفية لكل مهنة.

امكانية تحديد خطه سنويه لكل منصب من حيث و الوظائف الشاغرة وفتراتها ومن تنطبق عليهم المهارات .

يوفر النظام الية تنبية للمناصب الشاغرة خلال فترات معينة حسب وضع كل منصب .

يتم تحديد مدراء الفروع والادارات والاقسام وربطهم بشكل مباشر بعملية تعيين مع امكانية التعديل .

يتم تحديد الحد الاعلى والادنى من الرواتب لكل درجة وظيفيه وربطها بالمنصب.

امكانية تعريف تسلسل الموظفين بشكل مختلف لكل شركة من الشركات او لكل فرع من الفروع.

امكانية تعريف بادئة ترقيم لكل الموظفين لكل شركة و فرع مما يسهل عمليات معرفة الموظف من بيانات الرقم في كشف التقارير الخاصة بالموظف.

شئـــون الموظيفــن

يوفر النظام كافةه البيانات عن الموظف مثل:

بيانات الموظف، بيانات التعيين ،بيانات العقد، عناوين الموظف، الحساب البنكي ،المهارات والنشاطات ،الخبرات \المؤهلات العلميه( نوع المؤهل، الخبره ،التخصص، التقدير...).

الاقامات، الجواز، رخصه العمل، بيانات التأمين، الأمراض المزمنه ،العهد.

البطاقات و الوثائق الشخصيه (نوع البطاقه، رقم البطاقه، مكان الاصدار..).

الكتب الاداريه( نوع الكتاب، رقم الكتاب ،موجه من، موضوع الكتاب...).

السجل العيني للمواصفات القرابة.

المرافقون للموظف في حاله وجود الاقامه في بلد غير بلد الجنسيه.

تصنيف الموظف حسب (الفئه ،الدرجه ،المنصب، فئة الدم، التخصص ،المسمى الوظيفي ،المؤهل، نوع التعيين، الادارات، الاقسام).

يوفر النظام واجهة سهلة و مرنة لعملية نقل الموظف (نقل شركه ،نقل فرع، نقل مقر ادارة، نقل مركز تكلفه، نقل مسمى وظيفي )مع امكانيه تسليم العهدة ونقلها من نفس الشاشه.

يوفر النظام تنبيهات للسجلات المطلوبين امنيا ويمنع اجراء عمليات على بياناتهم لحين معالجة وضعهم.

يوفر النظام واجهة لتسجيل استئذانات الموظفين و ارفاقها بملاحظات وربطها مع نظام مراقبه الدوام.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات الترقيات ومعالجتها ماليا واداريا.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات السداد لمعاملات الموظفين الحكومية المرتبة بالوثائق وربطها محاسبا.

يوفر النظام واجهة لتسجيل بيانات الانتداب و ما يترتب عليها من اجراءات ادارية ومالية.

يوفر النظام سجلات لمتابعه العهد المستلمة للموظفين و عملية ارجعها وصيانتها واتلافها .

اعداد سجلات ببيانات الكفلاء للموظفين.

تسجيل وثائق الموظفين واصدار تنبيهات بقرب انتهاءها و متابعة عملية تجديدها واصدار تقارير بكل ذلك.

متابعه العقود للموظفين مع ادراج انواع التغيرات التي يمكن ان تطرأ على العقود.

ادارة الاجازات

تسجيل بيانات الاجازات الرسميه (اسم، عدد الايام، من تاريخ، الى تاريخ، فتره التنبيه).

يوفر النظام شاشه سهله لتعويد الموظفين وكذلك لتمديدد الاجازات الى عدد لا نهائي من المرات.

بمجرد تحديد الموظف البديل الموظف المجاز يتم اليا نقل كافه صلاحياته الى الموظف البديل.

يوفر النظام واجهة لمتابعة طلبات الاجازات المرسله عبر نظام الخدمه الذاتيه للموظفين .

يوفر النظام امكانية طباعة استمارات وطلبات الاجازات.

يوفر النظام امكانيه الربط مع نظام مراقبه الدوام( البصمه).

يوفر النظام شاشه لتسجيل استئذانات الموظفين مع ربطها بشكل الى مع نظام مراقبة الدوام .

يوفر النظام العديد من التقارير الخاصة بالاجازات مثل :

تقرير طلبات الاجازات بحسب الحالات التاليه (معتمده، في الانتظار، مرفوضه). تقرير طلبات الاجازات بحسب نوع الاجازة و اسبابها.

تقرير الاجازات المتوقعة خلال فترة زمنية.

تقرير طلبات الاجازات حسب (الشركات ،الفروع ،الادارات، الاقسام).

تقرير الموظفين الذين لم يتم تعويدهم من الاجازات.

تقرير الموظفين الذين تم تعويدهم من الاجازات.

بيانات بمستحقات بدل الاجازات حسب كافه الخيارات المتاحه عن الموظف.

الوثائق الحكومية

يوفر النظام كافة الوثائق الحكومية المرتبطة بالموظف منذ دخوله الدوله و حتى المغادره و انهاء خدماته.

وثائق الجوازات (طلب اصدار جواز، نموذج اصدار اقامه او التاشيره، طلب تمديد تاشيره زياره، تصريح بالسفر، طلب تصريح حج للمقيمين، طلب تعديل المعلومات الخاصه بالاجانب).

وثائق اداره المرور( نماذج الرخص و الوثائق المتعلقه بالتجديد للوثائق).

نماذج بنكية لفتح حسابات بنكيه( البنك الاهلي التجاري مع امكانيه الربط مع بنوك اخرى).

يوفر النظام كافة الوثائق المتعلقه بملكية المؤسسة ووثائقها الحكومية مثل التراخيص و رقم المنشأة في مكاتب الاستقدام وشهائد التامينات .

يوفر النظام كافه الوثائق المرتبطه بالعمليات استقدام الموظفين حسب ما هو معتمد في القانون السعودي.

يوفر النظام تنبيهات لكل وثيقه من الوثائق بمواعيد قرب انتهائها.

يوفر النظام شاشه لتسجيل ومتابعه سداد تكلفة المعاملات الحكومية وربطها مع نظام الحسابات.

يوفر النظام ادارة متكامله لتصميم الخطابات و طباعتها كمان نظام يحتوي على اكثر من 500 نموذج الخطابات و ارساليات حكوميه وخاصه و داخليه وخارجيه يمكن تعديلها و استخدامها.

عهد الموظفين

يمكن تصنيف العهد الى عدد لا نهائي من المستويات المتداخله.