نظام المخازن

يوفر نظام بيان لإدارة المستودعات دورة مستندية كاملة تؤدي إلى ميكنة كافة العمليات الخاصة بالمستودعات من صرف وتوريد وجرد وتسويات وتصنيف للاصناف وتعريفها , ويدعم النظام أنظمة الباركود والموازين الالكترونية واجهزة الجرد الآلية ويقدم العديد من التقارير الخاصة بالرقابة على المخزون.

مقدمة عن النظام

يعتمد عمل النظام المحاسبي بشكل اساسي على نظام المخازن ,لما لة من اهمية في العمل الخاص بالمنشئات , حيث يستطيع المستخدم من خلال هذا النظام إدخال بيانات المستودعات والاصناف التي تخزنها المنشاة اما لغرض البيع او لغرض استخدامها ضمن المنشأة ,كما يتم من خلال هذا النظام مراقبة حركة المخزون من خلال توفير مجموعة من الأجراءات التي تدير عملية توريد وصرف المواد من والى المستودعات,ويوفر النظام إمكانية تصنيف كل مستند من مستندات المخازن سواء الصرف او التوريد الى مجموعة من الانواع حسب سياسة المنشأة,كما يوفر النظام ادارة متكاملة للطلبات وتحويل هذه الطلبات الى اوامر فعلية ومن ثم طباعة تقارير الجرد والانحرافات ودوران الاصناف,كما يدعم النظام طريقة الجرد الدوري والجرد المستمر,ويدعم النظام التعامل بطرق متعدده لاحتساب التكاليف(الوارد اولاً صادر اولاً ,الوارد اخراً صادر اولاً ,المتوسط المرجع).

مميزات النظام

احتساب التكاليف

يوفر نظام عدة طرق عالميه في حساب تكاليف المواد مثل( المتوسط المرجح لكميات المخزون على مستوى الماده او مستوى المستودع، الوارد اولا صادر اولا، الوارد اخيرا صادر اولا، وتكلفه الدفعات).

بيانات المستودعات

يدعم النظام تصنيف المستودعات الى عدد لا نهائي من المستويات المتداخله ،ويتم التعامل في عمليات التوريد و الصرف مع المستودعات الفرعيه فقط والتي تمثل المستودعات في اخر مستوى ضمن سلم المستودعات كما يدعم النظام تعريف عدد لا نهائي من المواقع او ما يسمى بالرفوف ضمن كل مستودع

الباركود

يدعم النظام التعامل مع البركود بدء بربط كل وحده القياس برمز باركود مختلف ضمن نفس الصنف وانتهاء بالتعامل برمز الباركود في عمليات الصرف و التوريد المخزنيه وعمليات البيع والشراء، كما يمكن استخدام الباركود في الجرد.

فئات الاصناف

الية لتقسيم الاصناف الى مجموعه من الفئات حسب معايير معينه تختلف من منشأه الى اخرى من النشاط الى اخر، يتم عن طريق الربط المحاسبي بين الاصناف ضمن هذه الفئه و الاستاذ العام، كما يتم تحديد مجموعه من خصائص الصنف ضمن الفئه ،ويدعم النظام امكانية اتباع تسلسل مختلف للاصناف ضمن كل فئة، ويتم اختيار الفئه عند اختيار الصنف.

بيانات الاصناف

توفير كافه البيانات عن الصنف(فئه الصنف، اسم الصنف، اسم تجاري، اسم علمي،وصف،رقم داخلي، رقم الباركود، رقم التصنيع، الرقم البديل، المورد، الموقع، اللون، الطول ،العرض ،الارتفاع ،الحد الاعلى، الحد الادنى ،حد الطلب..الخ).

وحدات القياس

يدعم النظام تصنيف وحدات القياس الى فئات متعدده ،كما يدعم اضافه عدد لا نهائي من الوحدات لكل صنف ،يدعم تحديد وحده رئيسيه للصنف ووحدة وظيفيه وهي الوحده الاكثر استخداما في البيع والشراء ومستندات المستودعات، يسمح النظام بالتعامل مع كافه وحدات الصنف في عمليات الصرف و التوريد و يقوم النظام بعمليه التحويل بين الوحدات بشكل الى.

تواريخ الإنتهاء

يدعم النظام الصرف و التوريد باستخدام تواريخ الانتهاء كما يوفر النظام العديد من التقارير التفصيليه و الاجماليه للرقابه على تواريخ الانتهاء ويصدر النظام تنبيهات بالكميات التي قاربت على الانتهاء، وكل ما على المستخدم هو تفعيل خيار استخدام تواريخ الانتهاء للصنف عند اضافته.

الارقام التسلسلية

يدعم النظام الصرف و التوريد على شكل ارقام تسلسليه، كما يوفر النظام العديد من التقارير التفصيليه و الاجماليه للرقابه على الارقام التسلسليه وعملياتها، وكل ما على المستخدم هو تفعيل خيار الارقام التسلسليه للصنف عند اضافته

تخطيط عمليات المستودعات

يتم ذلك من خلال ربط المستودع بانواع محدده من المستندات و مراكز التكلفه و المواد و المستخدمين، بحيث يقبل المستودع انشاء اي حركه عليه فقط من خلال السندات المرتبطه به وبالمواد المعرفه عليه من خلال المستخدمين المصرح لهم بذلك ولا يقبل اي حركه مخالفه لذلك الشروط.

تعدد انواع المستندات

يدعم النظام امكانيات تعريف عدد غير محدد من انواع كل مستند من مستندات نظام المخازن، وتستخدم المستندات لغرض تصنيف العمليات، ويمكن ان يكون لكل نوع ترقيم مستقل مرتبط بالسنوات الماليه وذلك للمحافظه على التسلسل الرقمي الصحيح، كما يتم ربط كل نوع بالمستودع و مركز التكلفه الافتراضيان وتظهر بشكل الى عند اختيار النوع في العمليات

الصرف من المستودعات

يدعم النظام اصدار طلب صرف مواد ثم اعتماد هذا الطلب من قبل الاشخاص الذين لهم الحق في اعتماد طلبات صرف المواد، بعد الاعتماد يتم تحويل طلب المواد في حاله توفر الكميات في المستودعات الى امر صرف مواد او طلب تحويل مواد او امر تحويل مواد ، وفي حالة عدم توافر كميات من الاصناف في طلب المواد يتم تحويل طلب مواد الى طلب شراء مواد، وتتم العمليات السابقه من خلال شاشه معدة لذلك تسمى "معالجة طلبات المواد"، و يمكن معالجة جزء من طلبات المواد او الطلب كاملأ

التوريد الي المستودعات

يدعم النظام اصدار طلب توريد مواد ثم اعتماد هذا الطلب من قبل الاشخاص الذين لهم حق اعتماد طلبات توريد المواد وبعد الاعتماد يتم تحويل طلب توريد المواد امر توريد مواد اوامر تحويل المواد حيث يدعم النظام تحويل طلب التوريد الى امر توريد بشكل الى دون الحاجه الى ادخال بيانات الطلب من جديد ،كما يوفر النظام بيانات عن الجهه الطالبه و مركز التكلفه.

التحويل بين المستودعات

يدعم النظام اصدار طلب تحويل مواد ثم اعتماد هذا الطلب من قبل الاشخاص الذين لهم حق اعتماد طلبات تحويل المواد و بعد الاعتماد يتم تحويل طلب التحويل الى امر تحويل مواد، حيث يدعم النظام تحويل الطلب الى امر تحويل بشكل الي دون الحاجه الى ادخال بيانات الطلب من جديد ،كما يوفر النظام بيانات عن الجهه الطالبه و مركز التكلفه.

يدعم النظام اعتماد امر التحويل كمستند تحويل واستلام في نفس الوقت، كما يقدم ميزة استلام المواد عن طريق امر استلام تحويل مخزني وفي هذه الحاله لا تدخل الكميات في رصيد المستودع المحول اليه الا بعد اصدار امر استلام تحويل مخزني.

اعداد قوائم الجرد

يوفر النظام شاشه سهله و مارنة لاداره عمليات الجرد حيث يدعم النظام الجرد الدورى والجرد المستمر ،ويستطيع المستخدم اصدار قوائم الجرد الفارغه بغرض تعبئه يدويه ثم تدخل في النظام لعمل المقارنه و المطابقة مع الجرد في النظام حيث يوفر النظام العديد من التقارير( الانحراف الموجب، الانحراف السالب، الانحراف الكلي، قائمه الجرد الفارغه)، كما يوفر النظام العديد من خيارات الجرد حيث يمكن جرد مستودع واحد او فئة اصناف واحده و يمكن جرد الاصناف حتى تاريخ معين لفترات سابقة، كما يقوم النظام بالاحتفاظ بالبيانات التاريخي

التسويات المخزنية

يدعم النظام عمليات مطابقه الجرد اليدوي مع الجررد الالي و اجراء عمليه التسويات بشكل الى، كما يوفر شاشه لعمل التسويات يدويا من قبل المستخدمين وينتج عن التسويات قيد محاسبي، كما يسمح النظام باعتماد ناتج الجرد اليدوي كرصيد بدايه فتره في السنه الماليه الجديده.

متابعة الكميات المتوفرة والكميات المحجوزه

يوفر النظام مجموعه من الواجهات و التقارير لمتابعة الكميات المتوفره و الكميات المحجوزه و الكميات المطلوبه في الطريق وانعكاساتها على مستويات المخزون و ارصدة المواد بغرض تحديد مواعيد اعاده الطلب ،كما يمكن الاستعلام عن رصيد اي صنف من خلال اي شاشه من شاشات التوريد و الصرف عن طريق خيارات في كل شاشه دون الحاجه لفتح شاشه اخرى.

تخطيط المخزون

يتم ذلك من خلال تحديد الحد الاعلى و الحد الادنى وحد اعادة الطلب لكل صنف وذلك بغرض القدرة على تامين الحد الادنى من المخزون و بحيث لا تتجاوز كميات المواد العظمي المسموح بها مع الاخذ بعين الاعتبار الكميات الموجودة في اوامر الشراء المفتوحة وفي اوامر البيع المفتوحة التي تم اعتمادها ويكون ذلك على مستوى الصنف في جميع المستودعات مجتمعه او على مستوى الصنف في كل مستودع بشكل مستقل.

نسخ مستند الي مستند اخر

يدعم النظام امكانيه اضافه مستند من مستند موجود، ويتم ذلك عن طريق كتابه رقم المستند القديم في خانة اضافة من مستند ،وسيقوم النظام بعرض كافة بيانات المستند القديم مع تغيير تاريخ المستند و رقم المستند و يسمح ايضا بتعديل كافة بيانات المستند الجديد.

المستندات الدورية

هي عباره عن مستندات تحتوي على قيم بيانات واصناف وكميات افتراضيه تستخدم بشكل دوري في حركات مخزنية كثيره حيث يتم استدعاء البيانات الافتراضيه من المستندات الدوريه و تعديل البيانات الخاصه بالحركه المراد اضافتها فقط بدلا من اعاده ادخال جميع البيانات يدويا على الحركات المتكرره كما يسمح النظام بانشائها اليا مع اصدار تنبيهات بتواريخ انشائها بغرض متابعتها من قبل المختصين.

اعتماد الطلبات

يدعم النظام تفعيل او عدم تفعيل خاصية اعتماد الطلبات المخزنية، حيث توجد تنبيهات وواجهة لمتابعة اعتماد الطلبات المخزنية كما يوفر النظام طباعة التقارير للطلبات المعتمدة و الطلبات الغير معتمدة حسب تواريخ محددة.

التكامل مع الاستاذ العام

يتم تكوين القيود المحاسبيه الناتجه عن الصرف و التوريد للمواد بشكل الي و يتم ترحيلها الى دفتر الاستاذ العام، يسمح النظام بطباعه القيد المحاسبي الى اي مستند بمجرد حفظ المستند كما يوفر النظام تقارير لعرض القيود المحاسبيه الناتجه عن نظام المخازن حسب المستودع ،الصنف، فئه الصنف، تاريخ المستندات، تواريخ الترحيب، المستخدم الحالي الذي اضاف مستند، مركز التكلفه).

تقارير النظام

تقرير بيانات الاصناف .

تقرير بيانات فئة الاصناف .

تقرير برصيد بداية المدة للاصناف.

تقرير برصيد اخر المده للاصناف .

بطاقه الصنف .

الاستفسار عن الكميات المتوفره بكافه مستودعات المنشاه لصنف معين .

كارت الصنف بكل مستودع (فرعي - ورئيسي) .

كميات اصناف متوسط عمر السلعه .

كشف المخزون (تفصيلي - كميات) .

كشف المخزون (تفصيلي - كميات وتكاليف) .

تقرير بالتحويلات اصناف و كميات .

تقارير السلع الوارده في فتره محدده .

تقارير السلعه الصادره في فتره محدده .

تقرير تسويات المخزون .

تقرير جرد المواد .

التقرير مقارنه الجرد.

تقرير الانحراف السالب للجرد .

تقرير الانحراف بالموجب للجرد .

تقرير الاصناف الراكده خلال فتره .

تقرير الاصناف الاكثر نشاطا في خلال فتره .

تقرير حركه الاصناف حسب المورد والعملاء.

كشف المخزون (اجمالي - كميات) .

كشف المخزون (اجمالي - كميات وتكاليف) .

أهداف النظام

تصنيف المستودعات وتبويبها بما يتناسب مع نشاط المنشأة ونقاط تواجدها .

تبويب الأصناف الى عدد لانهائي من الأنواع حسب طبية نشاط المنشأة.

توفير كافة المعلومات المرتبطة بالصنف.

ربط الأصناف مع بيانات المستودعات والرفوف والمودرين والمعدات والأصول الثابتة.

الرقابة على عمليات الصرف والتوريد من وإلى المستودعات الخاصة بالمنشأة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى ( المالية - الأصول الثابتة - شؤون الموظفين).

الراقابة على تواريخ إنتهاء المواد في المستودعات وإصدار التنبيهات بذلك.

مراقبة الحد الأعلى والحد الأدنى للكميات الخاصة بالمواد .

ربط الأصناف بالمستخدمين كلاً حسب صلاحيتة.

توفير إستعلامات مركزية لكل العمليات المرتبطة بالأصناف والمستودعات.

توفير آلية سهلة ومرنة للتحويل بين مستودعات المنشأة.

يهدف النظام إلى بناء قاعده بيانات مركزية للأصناف والمستودعات.

أهم وظائف النظام

تكوين قاعده بيانات مركزية لكل أصناف المنشأة.

بناء شجرة المستودعات الخاصة بالمنشأة.

إدارة طلبات المواد وربطها بموازنات المشاريع.

صرف الكميات من المستودعات.

توريد الكميات إلى المستودعات.

عمل الجرد الخاص بالأصناف.

تكوين التسويات الناتجة عن الجرد.

إصدار التقارير التفصيلية والإجمالية والرسومية لكل العمليات.

واجهات النظام

تعريف فئات القياس

تعريف وحدات القياس

تعريف فئات الأصناف الرئيسية.

تعريف فئات الأصناف الفرعية.

تعريف بيانات الأصناف.

تعريف فئات المستودعات.

تعريف بيانات المستودعات.

اعداد آلية ربط مستندات سند التحويل المخزني بسند الأستلام المخزني ضمن نفس المنشأة.

تسجيل مخزون بداية الفترة للأصناف.

طلب صرف مواد.

طلب توريد مواد.

طلب تحويل مواد.

اعتماد طلبات المواد.

دراسة طلبات المواد.

أمر صرف مواد.

أمر توريد مواد.

أمر تحويل مواد.

أمر إستلام مواد من أمر تحويل مواد.

أمر جرد مخزني.

أمر تسوية مخزنية.

إذن إستلام مشتريات بموجب أمر شراء.

إستعراض التقارير

تقارير النظام

تقرير بيانات الأصناف

تقرير بيانات فئات الأصناف.

تقرير بيانات المستودعات.

تقرير بيان حالات طلبات المواد.

تقرير طلبات توريد المواد تفصيلي

تقرير طلبات توريد المواد إجمالي.

تقرير بيان حالات طلبات صرف المواد.

تقرير طلبات صرف المواد تفصيلي.

تقرير طلبات صرف المواد إجمالي.

تقرير تفصيلي لأوامر صرف المواد.

تقرير إجمالي لأوامر صرف المواد.

تقرير بيان حالات طلبات تحويل.

تقرير طلبات تحويل المواد تفصيلي.

تقرير طلبات تحويل المواد إجمالي.

تقرير بيان تفصيلي لأوامر تحويل المواد.

تقرير بيان إجمالي لأوامر تحويل المواد.

تقرير بيان تفصيلي لأوامر إستلام المواد المحولة المواد.

تقرير بيان إجمالي لأوامر إستلام المواد المحولة المواد.

تقرير كارت حركة الصنف.

تقرير كارت حركة الصنف لوحدة قياس واحدة.

تقرير موقف الصنف في المستودعات (الكميات المتوفرة من الاصناف في كل مستودع).

تقرير الجرد المخزني للمواد.

تقرير أوامر الصرف المخزنية.

تقرير الأصناف المنتهية او المقاربة على الانتهاء.

تقرير الأصناف المتجاوزة حد الطلب.

تقرير أمر توريد إجمالي.

تقرير أمر توريد تفصيلي.